Spec. ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w TKG – zakończone
CPK.DK. 110.4.2023
Ogłoszenie będzie zamieszczone na tablicy ogłoszeń CePeK w dniach 19.05.–30.05.2023 r.
Ogłoszenie o naborze na stanowisko specjalista/tka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław.
Centrum Promocji Kultury w Dzielnicy Praga Południe m. st. Warszawy, ul. Podskarbińska 2, 03-833 Warszawa poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko: specjalista/tka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław.
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:
I. Zakres czynności:
- Znajomość zagadnień związanych z działalnością programową TKG w zakresie zajęć stałych, imprez i animacji.
- Wsparcie organizacyjne i współpraca z zespołami ds. zajęć, imprez i animacji.
- Obsługa bezpośrednia interesantów, pomoc w wyborze zajęć, zapisach za pośrednictwem systemu sprzedażowego, zapisowego i rezerwacyjnego Biletyna i Strefa Zajęć, udzielanie informacji o planowanych wydarzeniach, przyjmowanie ofert współpracy, kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.
- Obsługa systemów i punktów informacyjnych dotyczących zajęć i imprez, aktualizacja danych, współpraca w tym zakresie z właściwymi komórkami organizacyjnymi.
- Współpraca z instruktorami i podmiotami odpowiedzialnymi za prowadzenie zajęć stałych, mająca na celu rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych, przestrzeganie grafiku zajęć i przewidzianego dla nich czasu.
- Bezpośrednie kontrolowanie sal i pracowni, poszczególnych kondygnacji, części wspólnych,
w celu zapewnienia porządku, sprawnej obsługi zajęć, a w razie potrzeby zapewnienie pomocy
ze strony pracowników odpowiedzialnych za ochronę i utrzymanie czystości. - Prowadzenie spraw związanych ze skargami wnioskami, procedowanie ich i dokumentowanie,
na każdym etapie od zgłoszenia, aż do udzielenia odpowiedzi, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi i kierownikiem TKG. - Obsługa spraw bieżących biura:
- odbieranie telefonów,
- obsługa poczty mailowej (biuro@terminalkultury.pl), przygotowywanie lub udzielanie odpowiedzi, a w razie potrzeby przekierowywanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
- przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie korespondencji (papierowej i elektronicznej), organizacja przesyłek kurierskich i nadawania paczek,
- gromadzenie i przechowywanie korespondencji zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w CPK,
- katalogowanie, porządkowanie i archiwizacja dokumentacji we współpracy z komórkami organizacyjnymi TKG, zgodnie z zasadami obowiązującymi w CPK.
- prowadzenie kalendarza i obsługa spotkań Kierownika TKG.
- Udział w charakterze realizatora podczas imprez i wydarzeń kulturalnych organizowanych w TKG.
- Inne zadania nie wchodzące bezpośrednio w zakres czynności, ale wynikające z potrzeb TKG i Centrum Promocji Kultury w Dzielnicy Praga Południe.
II. Główne odpowiedzialności:
- Obsługa bezpośrednia i pośrednia uczestników zajęć, instruktorów prowadzących zajęcia, organizatorów imprez i wykonawców, pomoc w zapisach, sprzedaży biletów, obsługa systemu sprzedażowego, rezerwacyjnego i zapisowego Biletyna i Strefa Zajęć.
- Współpraca z instruktorami i podmiotami odpowiedzialnymi za prowadzenie zajęć, w celu rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych, przestrzegania dostępności sal i pracowni zgodnie z grafikiem zajęć i przewidzianym dla nich czasem.
- Bezpośrednia kontrola przygotowania sal i pracowni, porządku na poszczególnych kondygnacjach
i w częściach wspólnych, w celu przygotowania ich do zajęć. - Prowadzenie spraw dotyczących skarg i wniosków, procedowanie ich i dokumentowanie, na każdym etapie od zgłoszenia, aż do udzielenia odpowiedzi, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi i kierownikiem TKG.
- Obsługa spraw bieżących Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń, a w szczególności
- odbieranie telefonów,
- obsługa poczty mailowej (biuro@terminalkultury.pl), przygotowywanie lub udzielanie odpowiedzi na zapytania, a w razie potrzeby przekierowywanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
- przyjmowanie, wysyłanie, ewidencjonowanie korespondencji (papierowej i elektronicznej), przesyłek kurierskich i paczek,
- gromadzenie i przechowywanie korespondencji zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w CPK,
- katalogowanie, porządkowanie i archiwizacja dokumentacji we współpracy z komórkami organizacyjnymi TKG, zgodnie z zasadami obowiązującymi w CPK.
- prowadzenie kalendarza i obsługa spotkań Kierownika TKG.
- Obsługa i aktualizacja systemów i punktów informacyjnych we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi.
- Udział w charakterze realizatora imprez i wydarzeń organizowanych w TKG.
III. Charakterystyka pracy:
- Przygotowanie, segregowanie, rejestrowanie oraz przekazywanie przychodzącej i wychodzącej korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych.
- Nadzór nad obiegiem dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną CPK.
- Praca z klientem, głównie w godzinach popołudniowych (tzw. II zmiana).
- Przygotowywanie, prowadzenie, uzupełnianie oraz archiwizacja dokumentacji CePeK-u.
- Tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku firmy.
- Dbałość o funkcjonalność, sprawną organizację, porządek i estetykę biura.
- Przestrzeganie prawa pracy, regulaminów i Zarządzeń Dyrektora CPK, wykonywania poleceń Dyrektora CPK i Kierownika TKG, przestrzeganie porządku i dyscypliny pracy, BHP i PPOŻ oraz obostrzeń epidemiologicznych.
IV. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku.
• miejsce pracy: Terminal Kultury Gocław w Dzielnicy Praga Południe m. st. Warszawy przy ul. Jana Nowaka Jeziorańskiego 24 w Warszawie.
• obiekt nowy, spełniający warunki określone wymogami bhp i ppoż.,
• stanowisko wymaga pracy stacjonarnej w biurze, a także poruszania się wewnątrz, jak i na zewnątrz budynku,
• budynek 4 kondygnacyjny z windami, dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych,
• stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na parterze z dostępem do pomieszczenia socjalnego i własnymi toaletami,
• praca polega głównie na obsłudze urządzeń biurowych, komputera powyżej 4 godzin na dobę, rozmowach telefonicznych i bezpośrednich,
• na stanowisku pracy brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz niedosłyszącym,
• wejście do budynku jest zorganizowane z poziomu chodnika,
• w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do budynku znajdują się miejsca parkingowe, w tym również dla osób z niepełnosprawnościami.
V. Wymagania niezbędne :
- Obywatelstwo polskie lub obywatelstwo Unii Europejskiej, bądź obywatelstwo innych państw, jeśli ich obywatelom na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz bardzo dobra znajomość języka polskiego.
- Wykształcenie średnie lub wyższe min. I stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym. Atutem będą ukończone szkolenia i umiejętności praktyczne, nawiązujące do specyfiki miejsca pracy oraz podwyższające posiadane kwalifikacje.
- Minimum roczne doświadczenie w pracy o podobnym charakterze (preferowane doświadczenie
w pracy na stanowiskach związanych z organizacją i planowaniem zajęć i wydarzeń w instytucji kultury). - Biegła obsługa komputera, w tym pakietu MS Office, podstawowych programów graficznych
i mediów społecznościowych, preferowani będą kandydaci posiadający umiejętność obsługi systemu sprzedażowego, rezerwacyjnego i zapisowego Biletyna i Strefa Zajęć. - Umiejętność pracy z klientem, empatia, cierpliwość i kultura osobista oraz dobra organizacja i umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów.
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce
w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%
VI. Wymagane dokumenty:
Zgłoszenia składane przez kandydatów na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć
i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław muszą zawierać:
- CV wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- Udokumentowane i potwierdzone doświadczenie zawodowe (zaświadczenia, kopie dyplomów oraz świadectw pracy),
- Oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawych oraz
o korzystaniu z pełni praw publicznych. - Oświadczenie, że kandydat nie był karany za przestępstwo popełnione umyślnie oraz nie toczy się przeciwko niemu postępowanie karne.
Każdy wymagany dokument powinien być podpisany własnoręcznie przez kandydata na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław
Kopie składanych dokumentów powinny być potwierdzone własnoręcznym podpisem oraz wskazaniem „za zgodność z oryginałem”.
VII. Dodatkowe informacje: - Zastrzega się możliwość unieważnienia Ogłoszenia o naborze na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław
- Informacja o wyborze kandydata na stanowisko na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław zostanie ogłoszona i opublikowana w BIP CePeK.
- Planowany termin rozpoczęcia pracy: Lipiec 2023
VIII. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w Terminalu Kultury Gocław.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych):
- Administratorem danych osobowych jest Dyrektor Centrum Promocji i Kultury Praga Południe w Warszawie ul. Podskarbińska 2.
- Dane osobowe kandydata będą przetwarzane wyłącznie w celu związanym z rekrutacją na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń Centrum Promocji Kultury m. st. Warszawy w Dzielnicy Praga Południe.
- Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z ustawowym obowiązkiem przechowywania dokumentacji. Jednakże dla osób niewybranych w ramach rekrutacji przysługuje prawo do odbioru osobistego dokumentów aplikacyjnych, a w przypadku ich nieodebrania w siedzibie Centrum Promocji i Kultury Praga Południe Urzędu zostaną komisyjnie zniszczone po upływie
2 miesięcy od zakończenia rekrutacji. - Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych osobowych w zakresie wymaganym przez administratora może skutkować brakiem możliwości zweryfikowania spełnienia wymagań w naborze na stanowisko i odrzuceniem kandydatury.
- Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą też poddawane procesowi profilowania.
- Na pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych, a także o przysługujące Pani/Panu prawa odpowie Inspektor Ochrony Danych w CPK m.st. Warszawy. Proszę je wysłać na adres: iod@cpk.art.pl.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu przedstawienia przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń filia Centrum Promocji Kultury m. st. Warszawy w Dzielnicy Praga Południe.
- Ma Pani/Pan prawo do:
A. Dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii tych danych.
B. Żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
C. Żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:
a. dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
b. nie ma podstawy prawnej do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
c. wniosła Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
d. Pani/Pana dane przetwarzane są niezgodnie z prawem;
e. Pani/Pana dane muszą być usunięte, by wywiązać się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa.
D. Żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
E. Sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
a. zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją;
b. dane przetwarzane są w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, z wyjątkiem sytuacji, w której Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzanie danych osobowych, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
F. Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Centrum Promocji Kultury m st. Warszawy Pani/Pana danych osobowych.
Nie przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych.
Osoby zainteresowane prosimy o składanie wymaganych dokumentów zgodnie z treścią ogłoszenia osobiście, listownie tudzież kurierem na adres:
Centrum Promocji Kultury w Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy, ul. Podskarbińska 2, 03-833 Warszawa do dnia 30.05.2023 do godz. 15.00.
Liczy się data wpływu oferty do Instytucji.
Oferty należy składać w nieprzejrzystych, szczelnych, trwale zamkniętych i nienaruszonych kopertach z dopiskiem OFERTA NA STANOWISKO SPECJALISTA/KA DS. OBSŁUGI BIURA OBSŁUGI ZAJĘĆ I WYDARZEŃ W TERMINALU KULTURY GOCŁAW.
Dopuszcza się aplikowanie na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w wyznaczonym powyżej terminie poprzez portale internetowe związane z publikacją ogłoszeń o pracę, na których to Centrum Promocji Kultury w Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy zamieści przedmiotowe ogłoszenie. W takim przypadku, jeżeli osoba aplikująca zostanie wybrana do dalszego etapu rekrutacji, wymagane do złożenia, w niniejszym ogłoszeniu dokumenty zostaną uzupełnione w późniejszym terminie.
Liczy się data wpływu oferty do Instytucji.
Oferty należy składać w nieprzejrzystych, szczelnych, trwale zamkniętych i nienaruszonych kopertach z dopiskiem OFERTA NA STANOWISKO SPECJALISTA/KA DS. OBSŁUGI BIURA OBSŁUGI ZAJĘĆ I WYDARZEŃ W TERMINALU KULTURY GOCŁAW.
Dopuszcza się aplikowanie na stanowisko specjalista/ka ds. obsługi Biura Obsługi Zajęć i Wydarzeń w wyznaczonym powyżej terminie poprzez portale internetowe związane z publikacją ogłoszeń o pracę, na których to Centrum Promocji Kultury w Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy zamieści przedmiotowe ogłoszenie. W takim przypadku, jeżeli osoba aplikująca zostanie wybrana do dalszego etapu rekrutacji, wymagane do złożenia, w niniejszym ogłoszeniu dokumenty zostaną uzupełnione w późniejszym terminie.
